Instrukcja obs│ugi programu

Witamy!

Program Faktury Express 5 to prosta i u┐yteczna aplikacja do fakturowania.

Instalacja programu

Aby zainstalowaµ program Faktury Express dwa razy kliknij na plik setup.exe z katalogu Faktury\Setup na p│ycie CD. Uruchomi siΩ program instalacyjny, kt≤ry zainstaluje Faktury Express w katalogu C:\Program Files\Polpress\Faktury Express 5.
Je╢li chcesz odinstalowaµ program, musisz to zrobiµ w menu Dodaj/Usu± Programy w Panelu Sterowania. Potem mo┐esz rΩcznie usun▒µ teczkΩ C:\Program Files\Polpress\Faktury Express 5.

Opis ikon

Nowa faktura - tworzy now▒ fakturΩ nadaj▒c jej kolejny numer
Zapisz fakturΩ - zapisuje fakturΩ do bazy danych
Podgl▒d - wy╢wietla podgl▒d wydruku aktualnej faktury
Drukowanie faktury - drukuje aktualn▒ fakturΩ
Administracja - ustawianie opcji programu
Przelewy - eksport danych do programu Przelewy Flesz
Archiwizacja - archiwizuje bazΩ danych
Dearchiwizacja - odzyskuje dane z archiwum
Pomoc - wy╢wietla niniejsz▒ instrukcjΩ
Informacje o programie - wy╢wietla informacje dotycz▒ce programu
Otw≤rz terminarz - wy╢wietla dodatkowe okienko terminarza
Zamknij program - zamyka program Faktury!Express

Nowa faktura

KlikniΩcie tej ikony spowoduje utworzenie nowej faktury. Nie musisz jednak go zbyt czΩsto u┐ywaµ. Program automatycznie po wydrukowaniu bie┐▒cej faktury otworzy now▒ fakturΩ. Nale┐y stosowaµ ten klawisz tylko w wypadku zapisania utworzonej faktury klawiszem zapisz, bez drukowania jej.

Zapisanie faktury

Je╢li utworzy│e╢ fakturΩ, ale nie chcesz jej od razu wydrukowaµ, tym klawiszem mo┐esz j▒ zapisaµ. Wa┐ne - je╢li drukujemy fakturΩ nie trzeba jej zapisywaµ - przycisk drukuj automatycznie zapisuje, drukuje i tworzy now▒ fakturΩ z kolejnym numerem.

Podgl▒d wydruku

Po utworzeniu i wypisaniu nowej faktury, mo┐esz najpierw sprawdziµ, jak bΩdzie wygl▒da│a wydrukowana. Naci╢nij ten klawisz, a poka┐e siΩ bie┐▒ca faktura. Jest to bardzo przydatne przy wczytywaniu ju┐ wypisanych faktur.

Wydruk faktury

Gdy sko±czysz pisaµ fakturΩ naci╢nij ten znak - faktura zostanie zapisana w bazie danych oraz wydrukowana. Potem automatycznie zostanie ustawiony numer nowej faktury.

Administracja

Przy pierwszym uruchomieniu programu MUSISZ tutaj wej╢µ - to swoiste serce programu. Tutaj trzeba bΩdzie dokonaµ rejestracji programu. Tutaj ustalisz wszystkie wa┐ne ustawienia, zanim zaczniesz pracΩ z naszym programem: format numeracji, aktualny numer faktury (je╢li jeste╢ np. w ╢rodku roku), dodatkowy tekst i uwagi, kt≤re chcesz, by pojawia│y siΩ na fakturze, logo swojej firmy (tylko w formacie BMP). Mo┐esz ustawiµ tu r≤wnie┐ wydruk na papierze firmowym (wydruk obni┐ony o 3 cm), normalnym, mo┐esz zahaczyµ opcjΩ magazynu (program bΩdzie "obcina│" stany magazynowe towar≤w) oraz wiele innych opcji. Aby zobaczyµ i dowiedzieµ siΩ wiΩcej o oknie administracji kliknij tutaj

Pomoc

Gdy czasem potrzebujesz pomocy, po prostu tu zajrzyj.

Przelewy

Otwiera program umo┐liwiaj▒cy drukowanie przelew≤w. Program ten mo┐na r≤wnie┐ uruchamiaµ bezpo╢rednio (bez uprzedniego uruchamiana programu faktury)

Archiwizacja danych

Pliki zawieraj▒ce informacje o kontrahentach, sprzedawcach, towarach oraz wystawionych fakturach s▒ archiwizowane w pliku w formacie ZIP, kt≤rego nazwa zawiera (domy╢lnie) aktualn▒ datΩ. Obecnie mo┐na plikowi archiwum nadawaµ dowoln▒ nazwΩ i zapisywaµ go w dowolnym miejscu na dysku (na dowolnej partycji dysku twardego lub na dyskietce). W razie potrzeby mo┐na z pliku archiwum odtworzyµ bazΩ danych.

Uwaga:

Odzyskiwanie danych z archiwum nale┐y przeprowadzaµ tylko w obrΩbie tej serii program≤w, w kt≤rej przeprowadzana by│a archiwizacja (np. Faktury seria 3.x).
W wiΩkszo╢ci wypadk≤w nowsze wersje bΩd▒ potrafi│y odczytaµ starsze dane, jednak przy sporej r≤┐nicy, mog▒ wyst▒piµ niekiedy komplikacje.

Odzyskiwanie danych z archiwum

Obecnie dearchiwizacja danych zosta│a umieszczona w odrΩbnym programie - jest to dearchiwizator. Przed jego uruchamieniem nale┐y najpierw zamkn▒µ program faktury.
Powodem takiej zmiany jest zabezpieczenie przed zastΩpowaniem plik≤w danych programu bΩd▒cych aktualnie otwartych i w u┐yciu co na niekt≤rych systemach mog│o powodowaµ b│Ωdy.

Pliki zawieraj▒ce informacje o kontrahentach, sprzedawcach, towarach oraz wystawionych fakturach s▒ archiwizowane w pliku w formacie ZIP, kt≤rego nazwa zawiera (domy╢lnie) aktualn▒ datΩ. Obecnie plik archiwum mo┐e mieµ dowoln▒ nazwΩ (taka jaka zosta│a nadana podczas archiwizacji) i znajdowaµ siΩ w dowolnym miejscu na dysku (na dowolnej partycji dysku twardego lub na dyskietce - tam gdze zosta│ umieszczony podczas archiwizacji). Pliki mo┐na oczywi╢cie wczytaµ w przypadku, je╢li je wcze╢niej zarchiwizujemy - przy u┐yciu przycisku Archiwizacja danych . W razie potrzeby mo┐na wiΩc z tego pliku odtworzyµ bazΩ danych.

Uwaga:

Odzyskiwanie danych z archiwum mo┐na przeprowadzaµ tylko w obrΩbie tej serii program≤w, w kt≤rej przeprowadzana by│a archiwizacja (np. Faktury seria 3.x).
Wcze╢niejsze wersje programu dokonywa│y archiwizacji w formacie RAR, obecnie jest to format ZIP - przed ewentualn▒ pr≤b▒ przeniesienia archiwum nale┐y dokonaµ konwersji formatu, lub zewnΩtrznym programem odpakowaµ archiwum rar i przenie╢µ rΩcznie pliki do katalogu programu
W wiΩkszo╢ci wypadk≤w nowsze wersje bΩd▒ potrafi│y odczytaµ starsze dane, jednak przy sporej r≤┐nicy, mog▒ wyst▒piµ niekiedy komplikacje.

Informacje o programie

Informacje o programie, uaktualnieniach, producencie.

Sprzedawcy

Tutaj wpisujemy dane sprzedawc≤w takie jak nazwa firmy, adres, NIP, etc. Istotn▒ pozycj▒, kt≤r▒ trzeba wype│niµ jest identyfikator - to wed│ug niego bΩdziemy wybieraµ sprzedawcΩ z rozwijanej listy w oknie g│≤wnym programu.

Kontrahenci

Tutaj wpisujemy dane sprzedawc≤w takie jak nazwa firmy, adres, NIP, etc. Istotn▒ pozycj▒, kt≤r▒ trzeba wype│niµ jest identyfikator - to wed│ug niego bΩdziemy wybieraµ kontrahenta z rozwijanej listy w oknie g│≤wnym programu. Dla danego kontrahenta mo┐na r≤wnie┐ przypisaµ rabat, kt≤ry bΩdzie siΩ ustawia│ automatycznie.

Towary i Us│ugi

Tutaj wpisujemy nazwΩ towaru, jednostkΩ masy, cenΩ netto i stawkΩ VAT - cena brutto liczona jest automatycznie. Mo┐na r≤wnie┐ wybraµ stawkΩ VAT i cenΩ brutto, wtedy cena netto oblicza siΩ automatycznie. Wa┐ne - wszelkie p≤╝niejsze modyfikacje dotycz▒ce ceny lub stawki VAT s▒ liczone od ceny netto. Istotn▒ pozycj▒, kt≤r▒ trzeba wype│niµ jest identyfikator - to wed│ug niego bΩdziemy wybieraµ towar z rozwijanej listy w oknie g│≤wnym programu. Je╢li mamy w│▒czon▒ wersjΩ magazynow▒, to powinni╢my r≤wnie┐ do tabeli w polu magazyn wpisujemy ilo╢µ towaru, jak▒ posiadamy w magazynie.

Wyj╢cie

Naci╢niΩcie powoduje zako±czenie pracy programu.

NajczΩ╢ciej zadawane pytania

Przy pr≤bie uruchomienia programu pojawia siΩ komunikat: ".VAL file is out of date." Aktualizowana by│a wersja programu 2.4 lub wcze╢niejsza, lub dokonano dearchiwizacji plik≤w z wcze╢niejszej wersji programu. Nale┐y wej╢µ (np. przy u┐yciu Eksploratora Windows) do katalogu, gdzie s▒ zainstalowane Faktury! - z regu│y jest to katalog na dysku C, a nastΩpnie usun▒µ pliki z rozszerzeniem:
*.VAL
*.TV
*.PX
*.FAM
Uwaga: Nie mo┐na usun▒µ plik≤w o tych samych nazwach o rozszerzeniach *.DB !!
Na fakturze nie jest drukowana warto╢µ podatku VAT i kwota brutto dla poszczeg≤lnych pozycji. Program liczy warto╢ci na fakturze wed│ug najnowszego rozporz▒dzenia Ministerstwa Finans≤w od sumy warto╢ci netto dla poszczeg≤lnych stawek VAT ("Rozporz▒dzenie ministra finans≤w w sprawie wykonania niekt≤rych przepis≤w ustawy o podatku od towar≤w i us│ug oraz o podatku akcyzowym" Rozdzia│ 13 paragraf 37 ustΩp 1 punkt 10 i 11).
Po odinstalowaniu i ponownym zainstalowaniu program nie chce dzia│aµ lub nie dzia│a prawid│owo. Po odinstalowaniu programu nale┐y upewniµ siΩ, ┐e usuniΩty zosta│ ca│y katalog programu , a je┐eli nie - nale┐y usun▒µ go rΩcznie. Taka sytuacja mo┐e wystΩpowaµ w wypadku stosowania uaktualnie± b▒d╝ jakiej╢ w│asnej ingerencji w pliki programu.
Chcia│bym od nowa zainstalowaµ program Faktury!, ale nie chcΩ utraciµ wprowadzonych danych. Co mam zrobiµ. Je┐eli bΩdzie instalowana dok│adnie ta sama wersja - to mamy dwie mo┐liwo╢ci :
- Z katalogu, gdzie zainstalowany jest program nale┐y skopiowaµ pliki z rozszerzeniem .DB, oraz wszystkie pliki notes (nie zale┐nie od rozszerzenia) do katalogu tymczasowego, zainstalowaµ program Faktury!, a nastΩpnie (przy wy│▒czonym programie !!!) przekopiowaµ z powrotem te pliki do katalogu z nowo zainstalowan▒ wersj▒, i uruchomiµ program.
- Dokonaµ archiwizacji, a nastΩpnie z katalogu, gdzie zainstalowany jest program nale┐y skopiowaµ pliki z rozszerzeniem .ZIP do katalogu tymczasowego, zainstalowaµ program Faktury!, a nastΩpnie (przy wy│▒czonym programie !!!) przekopiowaµ z powrotem te pliki do katalogu z nowo zainstalowan▒ wersj▒, i uruchomiµ program dearchiwizator.
W wypadku, gdy instalujemy inn▒ wersjΩ ni┐ ta, kt≤r▒ mieli╢my dotychczas, nale┐y post▒piµ raczej jak w pierwszym przypadku (przenosimy pliki *.DB i notes.* ). Mo┐na te┐ dokonaµ pr≤by odczytania danych z archiwum Niezalecane!). Defacto pliki archiwum zawieraj▒ w│a╢nie wy┐ej wymienione pliki DB i pliki notesu choµ w wypadku starszych archiw≤w nie wszystkie zbiory danych obecnie u┐ywane przez program mog▒ tam byµ zapisane.
Wybra│em rozpakuj pliki archiwalne i program przesta│ dzia│aµ lub wyrzuca komunikaty o b│Ωdach. Pliki zarchiwizowane mo┐emy u┐ywaµ tylko w tej samej wersji programu. Dlatego po zainstalowaniu uaktualnienia zalecana jest archiwizacja plik≤w, aby mieµ zarchiwizowane pliki do aktualnej wersji. Nale┐y post▒piµ jak w punkcie 1 i ponownie uruchomiµ program
W oknie Towary i Us│ugi mam wpisany towar/us│ugΩ, a nie pojawia siΩ ona na li╢cie towar≤w do wyboru w oknie g│≤wnym. Nale┐y sprawdziµ czy nie jest wybrana wersja magazynowe w okienku Administracja. Je┐eli tak, to trzeba albo j▒ wy│▒czyµ, albo wej╢µ do okienka Towary i Us│ugi i wpisaµ ilo╢µ towaru w tabeli w rubryce magazyn.
Jak nale┐y zarejestrowaµ program. Nale┐y nacisn▒µ przycisk Administracja, i w okienku w kt≤rym jest tekst "Wersja niezarejestrowana" nale┐y usun▒µ ten tekst, a w jego miejsce wpisaµ kod rejestracyjny. NastΩpnie nale┐y wcisn▒µ jeden raz przycisk Zarejestruj, a nastΩpnie Ok.
Na fakturze jako miejsce wystawienia pojawia siΩ nazwa ulicy zamiast miasta. Nale┐y wej╢µ do okienka Administracja i wy│▒czyµ opcjΩ "Miejsce wystawienia (nazwa ulicy, wsi).
Jak wpisywaµ warto╢µ brutto towaru. W okienku towary przy wpisywaniu nowego towaru lub modyfikacji ju┐ wpisanego przy wybranej stawce VAT wpisujemy warto╢µ brutto, a przechodz▒c do dowolnej innej warto╢ci (opr≤cz netto) warto╢µ netto sama nam siΩ wylicza. Uwaga: wszystkie modyfikacje przy cenie (np. Zmian stawki VAT) dzia│aj▒ w oparciu o warto╢µ netto.
Program nie drukuje mi dobrze faktury - inaczej ni┐ na podgl▒dzie. Nale┐y sprawdziµ i uaktualniµ sterowniki drukarki - problem dotyczy np. drukarek Epson. Je┐eli po zainstalowaniu najnowszych sterownik≤w problem nadal wystΩpuje proszΩ siΩ z nami skontaktowaµ.
Na fakturze jest inna cena ni┐ wpisa│em w okienku Towary i Us│ugi. Nale┐y sprawdziµ czy nie jest w│▒czony rabat.
Uwaga: Do ka┐dego kontrahenta mo┐na przypisaµ rabat (wype│niµ pole rabat w okienku Kontrahenci) i wtedy w│▒cza siΩ on automatycznie przy wypisywaniu faktury.
Mam wpisane towary w oknie Towary i Us│ugi, a nie ma ich na li╢cie rozwijanej w g│≤wnym oknie programu. Nale┐y sprawdziµ czy w Administracji nie jest w│▒czona wersja magazynowa. Je╢li jest, to nale┐y albo j▒ wy│▒czyµ, albo dodaµ wpisaµ ilo╢µ towaru w magazynie w okienku Towary i Us│ugi.
Zainstalowa│em program i nie mogΩ wprowadziµ danych sprzedawcy - pola nie daj▒ siΩ edytowaµ.
Nale┐y najpierw nacisn▒µ przycisk dodaj - doda to pusty rekord i odblokuje to pola edycyjne.